Quästor
Verantwortlich für den Bereich Quästur ist der Quästor oder die Quästorin. Unter Quästur versteht man den Bereich Geld und Finanzen.
Der Quästor führt die VCS Konten und eine doppelte Buchhaltung über Aktiv- und Passivvermögen sowie Einnahmen und Ausgaben der VCS für die entsprechenden Buchhaltungsperioden. Die erste Buchhaltungsperiode (Frühjahrssemester) dauert vom 1. Januar bis 30. Juni. Die zweite Buchhaltungsperiode (Herbstsemester) dauert vom 1. Juli bis 31. Dezember.
Des Weiteren treibt offene Rechnungen der VCS ein und bezahlt offene Rechnungen zu Lasten der VCS.
Rund um die Generalversammlung fallen weiter wichtige Aufgaben an. Der Quästor schliesst die Buchhaltung über das vorherige Semester vor der Generalversammlung des gegenwärtigen Semesters ab und lässt sie von den an der vorherigen GV gewählten Revisoren revidieren. Er auch erarbeitet ein Semesterbudget für das folgende Semester und bespricht dieses vor der GV des gegenwärtigen Semesters mit dem Vorstand. An der GV präsentiert er die Buchhaltung und das Budget und beantwortet Fragen der Mitglieder.
Allgemein
Bankdaten:
Postkonto: 80-5737-3
IBAN: CH45 0900 0000 8000 5737 3
BIC: POFICHBEXXX
Inhaberin:
Vereinigung der Chemiestudierenden
Wolfgang-Pauli-Strasse 9
Postfach 84
8093 Zürich
Log-In ins Konto:
Über die Website mit den Einlog-Daten einloggen. Am Besten bestellt jede/r neue Quästor/in neue Einlogdaten für sich. Sehr zu empfehlen ist auch sich die Postfinance App runterzuladen und einen QR Code für den LogIn zu bestellen.
Postfach:
Die VCS betreibt ein Postfach im HCI. Es befindet sich gegenüber des HCI Shops in der Poststation. Nur der Quästor hat (meines Wissens nach) einen Schlüssel der immer weiter gereicht wird. Dieses Postfach sollte jede Woche überprüft werden, damit Rechnungen die noch per Papier verschickt werden rechtzeitig gezahlt werden können. Außerdem bombardiert uns der ein oder andere Fachverein immer mal wieder mit seiner Fachzeitschrift.
SumUp:
In 2023 haben wir ein Kartenterminal über die Firma SumUp erhalten. Darüber wurde auch der VCS Onlineshop für Merchandise eingerichtet. Das Kartenterminal muss per Smartphone verbunden werden mit Hilfe der SumUp App. Die Log-In Daten sind wie folgt:
E-Mail: quaestur@new.vcs.ethz.ch
PW: BesterFachverein?VCS
Über den SumUp Account können auch neue Artikel hinzugefügt werden oder der Onlineshop angepasst werden. Bisher haben wir jede Bestellung über den Onlineshop immer zum Abholen ausgeschrieben, die Besteller bekommen eine Mail in der Ihnen gesagt wird, dass wir sie kontaktieren. Die Quästur Email Adresse erhält auch eine Mail bei einer Bestellung.
BWL 101
Kreditor und Debitor
- Kreditor (Gläubiger): Ein Kreditor ist jemand, dem Geld geschuldet wird. In einem Geschäftskontext ist dies typischerweise ein Lieferant oder ein Darlehensgeber. Wenn Sie eine Packung Milch auf Rechnung (d.h. Sie zahlen später) kaufen, wird der Milchlieferant oder Supermarkt zum Kreditor, da Sie ihm Geld schulden.
- Debitor (Schuldner): Ein Debitor ist jemand, der Geld schuldet. In einem Geschäftskontext ist dies typischerweise ein Kunde oder Kreditnehmer. Wenn Sie also die Milch auf Rechnung kaufen, sind Sie der Debitor, da Sie dem Lieferanten oder Supermarkt Geld schulden.
Transitorische Aktive und Passive
- Transitorische Aktive (Rechnungsabgrenzungsposten Aktiv): Transitorische Aktive sind Ausgaben, die im Voraus getätigt wurden, aber deren Nutzen sich über den aktuellen Rechnungslegungszeitraum hinaus erstreckt. Angenommen, Sie kaufen eine Jahreslieferung Milch im Voraus. Der Teil der Milch, den Sie erst in den kommenden Monaten konsumieren werden, ist ein transitorisches Aktivum, da Sie bereits dafür bezahlt haben, aber den Nutzen (den Milchkonsum) erst in der Zukunft erhalten.
- Transitorische Passive (Rechnungsabgrenzungsposten Passiv): Transitorische Passive sind Einnahmen, die im Voraus erhalten wurden, aber deren Leistungserbringung erst in der Zukunft liegt. Wenn ein Kunde Ihnen im Voraus für eine Jahreslieferung Milch bezahlt, die Sie ihm monatlich liefern, stellt dieser Betrag ein transitorisches Passivum dar. Sie haben das Geld erhalten, müssen aber noch über mehrere Monate hinweg Milch liefern.
Statuen betreffend Finanzen
Was darf man überhaupt? Hallo Liebe VCS Quästur, dieser Abschnitt soll dir einen kurzen Überblick geben, was du darfst und was du nicht darfst :)
Halte dich an das Budget!
Dabei gilt es auf folgendes zu achten:
Falls ein Vorstandsmitglied innerhalb eines Budgetpostens mehr als 700CHF auf einmal ausgeben will muss der Vorstand darüber abstimmen!
Beispiel: Für Bierevents sind 2500CHF an Ausgaben budgetiert. Die Vorstände der PKK beschliessen für ein Bierpongturnier Bier im Wert von 1000CHF zu bestellen. Darüber muss der Vorstand abstimmen.
Beispiel: Der PKK Vorstand bestellt Bier für mehrere Bierevents im Wert von 800CHF diese setzen sich wie folgt zusammen: 300CHF für ein Bierpong Turnier und 500CHF für den Kastenlauf. Darüber muss der Vorstand nicht abstimmen.
Das Budget kann überzogen werden (sollte es aber nicht zu oft). Dabei darf man den Budgetposten bis zu 50% überziehen, solange das ganze unter einem Aufwand von 1000CHF bleibt. Um das Budget so zu ändern muss der Vorstand darüber abstimmen. Alle weiteren Änderungen innerhalb eines existierenden Budget Postens muss eine Generalversammlung bestätigen.
Beispiel: Durch eine Fehlplanung im Budget hat der Exsikkator nur Budget für eine Ausgabe pro Semester. Es muss jetzt aber irgendwie Geld her um noch eine Ausgabe herauszubringen. Wenn der Vorstand darüber abstimmt kann man das Budget um bis zu 1000CHF erhöhen.
Man kann auch Geld für Dinge ausgeben, die nicht im Budget sind (sollte man aber nicht zu oft). Dabei muss egal welcher Betrag der Vorstand darüber abstimmen. Die Ausgaben dürfen sich dabei maximal auf 1000CHF belaufen. Falls kompensierende Einnahmen zu erwarten sind darf man bis zu 5000CHF ausgeben.
Das ist eigentlich auch schon alles was du wissen musst. Mach dir nicht zu viel stress. Lieber einmal mehr im Vorstand absprechen bevor man Geld ausgibt als einmal zu wenig.