Ales was Du wissen musst
Der/Die Protokollant/in ist dafür zuständig, für die VCS Vorstandssitzungen die Protokolle zu verfassen. Dazu gehören sowohl die Vorbereitung, Anwesenheit bei der Sitzung und Überarbeitung des Protokolls, nach der Sitzung. Des Weiteren ist der Posten ein fester Teil des Vorstandes und vertritt somit auch die VCS.
Der/Die Protokollant/in ist zudem zuständig, nach jeder VS ein neues Dokument für die Tätigkeitsberichte zu erstellen. Dieses ist in Overleaf für den Rest des Vorstandes zugänglich.
Generell werden die Protokolle über Overleaf geschrieben. Dies kann, aber je nach Bedarf geändert werden, wenn es denn sinnvoll ist. An sich hat nur der/die Protokollant/in Schreibrechte in den Protokollen. Der/Die Protokollant/in hat aber die Möglichkeit, nach eigenem Ermessen die Schreibrechte zu vergeben, so kann es zum Beispiel für Rechtschreibkorrektur oder im Falle der eigenen Abwesenheit sinnvoll sein. Das Overleaf Dokument sollte immer vom Vorgänger an den Nachfolger übergeben werden.
Was muss ein Protokoll enthalten?
- Ort, Uhrzeit, Uhrzeit
- Anwesenheitsliste (auch eintragen, wenn verspätet oder digital zugeschaltet)
- Offizieller Beginn der Sitzung
- Traktandenliste
- Sämtliche Themen/Punkte die in der VS besprochen wurden. Es wurde sich dazu entschieden, dass bei der Sitzung ein „Sinnprotokoll“ geführt wird. Das bedeutet, dass Diskussionen/Argumentationen sachgemäß dargelegt werden sollten. Zu jedem „Obertraktandum“ Uhrzeit des Beginns schreiben. So kann eine Änderung der Reihenfolge auch im Nachhinein nachvollzogen werden.
- Zwischenzeitliche Abwesenheiten und wieder Eintreffen der Mitglieder mit Uhrzeit.
- Sämtliche Abstimmungen, die während der VS getätigt werden, sowie im Nachhinein Hinzugefügte Abstimmungen aus dem Abstimmungs-Chat
- Tätigkeitsberichte mit Kommentaren (können einfach aus dem Dafür erstellten Overleaf kopiert werden)
- Genaues Ende der VS
Für gewisse Themen, z.B. wenn ein bestimmter Name genannt wird oder es sensible Inhalte sind, ist zu dem öffentlichen Protokoll ein vertrauliches Protokoll zu verfassen. Dieser Fall wird aber immer von der Sitzungsleitung angesagt. Dies unterscheidet sich nur in den vertraulichen Punkten vom normalen Protokoll.
Nach der VS sollte das Protokoll so schnell wie möglich, aber spätestens bis zum Traktandenschluss der darauffolgenden VS fertiggestellt werden. Über das Protokoll wird dann bei der nächsten VS abgestimmt. Ist das Protokoll angenommen, muss es auf die VCS Seite hochgeladen werden. Dafür muss es wie folgt als .pdf gespeichert sein: YYYY-MM-DD-Protokoll. So kann es mit dem Tool auf der VCS-Website hochgeladen werden. GV-Protokolle erhalten ein zusätzliches Kürzel. Diese Anleitung ist auf der “Hochladetool” Seite zu finden.
Zudem muss das Protokoll an den VSETH gesendet werden, nachdem diese in der nächsten VS angenommen wurden. Hierfür sendet man die Protokolle einfach an: protokolle@vseth.ethz.ch . Diese sollten wie folgt als .pdf gespeichert sein: VCS-Vorstand-YYYY-MM-DD
Kein Stress, wenn nicht immer alles genau so drin ist oder sich die Protokolle verspäten. Besonders am Anfang wird es dazu kommen, dass z.B. Abkürzungen oder Namen verwendet werden, die man nicht kennt. Einfach nachfragen, der Vorstand beantwortet das immer gerne. Zudem weise den Vorstand gerne darauf hin, wenn du kurz eine Minute brauchst oder es zu schnell geht.
